要列形式發票最主要的要列清楚以下幾個要約：
1、貨物品名
2、數量
3、成交價格方式，是FOB、 CFR、還是CIF等，這一點很重要！關係到費用及風險分擔的問題.
4、裝運期
5、運輸方式
6、付款方式
7、公司的詳細的銀行資料
以上所列的幾點只是一些基本要約，一般小額貿易國外客戶是很少簽正式出口契約的，形式發票往往就起著約定契約基本內容以實現交易的作用，所以有必要的話要將可能產生分歧的條款一一詳列清楚，要買方簽回確認條款，以後真正執行契約時便可有所依據。如果是形式發票被利用來做信用證，信用證上的條款便應與形式發票上的一致。
形式發票不是一種正式發票，不能用於托收和議付，它所列的單價等，也僅僅是出口商根據當時情況所作的估計，對雙方都無最終的約束力，所以說形式發票只是一種估價單，正式成交發貨後還要另外重新繕制商業發票。
作用1.作為數量化的報價。
2.作為銷售確認。
3.讓買方憑它可以申請辦理輸入許可、外匯許可和開立信用證。
使用在實務上，倘若proforma invoice 具備報價單的內容而構成法律上的要約(offer)，則可以用來替代報價單，甚至可以作銷售確認書(sales confirmation)。
形式發票還可以用於其他需要結算的場合。
(1)用於預付貨款，即在裝貨前要求現金支付。
(2)在寄售方式中，出口的貨物沒有確定的銷售契約，而是放在代理商手中，對代理商來說，形式發票可以作為向潛在的買方報價的指南。
(3)如果是投標，形式發票可以使買方在許多相互競爭的供貨商中按合理的價格和銷售條件簽訂銷售契約。
在具體操作中，一份完整的形式發票必須包括支付方式（T/T,L/C,T/T加L/C，托收付款等，其中還要寫明定金和剩餘款項的金額），目的港，貨物的相關信息。